Central de Ajuda

Imagina que você chega no escritório e olha uma TV na parede mostrando como tá tudo andando. É isso que o Painel faz. É a primeira tela que aparece depois que você entra no sistema, e ali você vê um resumo de tudo: seu saldo, suas cobranças, suas conversas e se tem algum problema acontecendo.

Atalhos rápidos

No topo do Painel tem botões de atalho pra você ir direto pras páginas mais usadas:

• Conversas — vai pro chat com seus clientes
• Conexões — gerencia seus WhatsApps
• Robôs — configura seus automações
• Cobranças — vê seus títulos em aberto
• SLA — acompanha os prazos de atendimento
• Carteira — recarrega seu saldo de mensagens

Visão geral do negócio

Abaixo dos atalhos, tem 4 cards que mostram o que tá acontecendo na sua empresa agora mesmo:

• Saldo da carteira: mostra quanto dinheiro você tem pra enviar mensagens. Se tiver baixo, tem um botão "Recarregar" que leva direto pra página de pagamento. É igual ver o saldo do celular pré-pago — se zerar, as mensagens param de ser enviadas.
• Alertas de SLA: mostra quantas conversas estão com o prazo perto de estourar ou já estouraram. Se aparecer número vermelho, é sinal que tem cliente esperando resposta a muito tempo. Clica ali pra ver o detalhe.
• Cobranças em aberto: mostra quantos títulos ainda não foram pagos. Se tiver algum vencido (passou do dia), aparece em vermelho pra você correr atrás.
• Conversas abertas: mostra quantas conversas estão rolando agora. Se tiver alguma "não atribuída", quer dizer que ninguém pegou ela ainda — precisa de alguém pra atender.

Saúde de conexões

Mostra como estão seus WhatsApps:

• Canais conectados: quantos WhatsApps da sua empresa estão funcionando agora. Se mostra "3 de 5", quer dizer que você tem 5 disponíveis, mas só 3 estão ligados e prontos pra atender.
• Status de cada conexão: pense como um semáforo. Verde (Conectado) tá tudo certo, amarelo (Conectando ou Pendente) tá em processo, vermelho (Desconectado ou Erro) precisa da sua atenção.
• Alertas de qualidade: se um WhatsApp estiver com sinal fraco, como quando a internet tá ruim no celular, aparece um aviso aqui pra você resolver.
• Tronco SIP: isso é pra quem usa ligações de telefone. Mostra quantas linhas telefônicas estão configuradas. Se você não usa, pode ignorar.

Chamadas (últimos 7 dias)

Pra quem usa ligações de telefone, tem um resumo das chamadas da semana:

• Total de chamadas: quantas ligações foram feitas e recebidas.
• Taxa de atendimento: quantas porcento das ligações foram atendidas (em vez de cair no correio de voz).
• Duração média: quanto tempo durou, em média, cada ligação.
• Entrada x Saída: uma barra mostrando a proporção de ligações que entraram vs saíram. Azul são as que entraram, laranja são as que saíram.

Esse é o coração do sistema. É aqui que a mágica acontece: você conversa com seus clientes pelo WhatsApp em tempo real, direto do computador. É como se o WhatsApp do celular estivesse na tela do PC, só que com muito mais recursos.

Como funciona

A tela é dividida em dois lados, como uma planilha:

• À esquerda: a lista de todas as conversas que estão rolando. Cada uma mostra o nome do cliente, a última mensagem que ele mandou e quantas mensagens você ainda não leu. É igual a lista de conversas do seu WhatsApp pessoal.
• À direita: quando você clica numa conversa, abre ali o histórico completo de mensagens e o campo pra você digitar a resposta.

Ações em cada conversa

• Transferir: imagine que o cliente pediu algo que não é da sua área. Você passa a conversa pro colega ou pra outra fila, como quando você transfere uma ligação no telefone fixo.
• Atribuir: escolhe uma pessoa específica pra ficar responsável por aquele cliente. Ninguém mais atende, só ela.
• Excluir/Ocultar: se uma conversa já acabou e fica poluindo sua lista, você tira de vista. Mas calma: o histórico continua guardado, não some nada.

Notificações

Quando chegar uma mensagem nova, o sistema avisa de três jeitos: toca um som, o título da aba do navegador pisca e aparece uma notifinha no canto da tela (igual quando chega mensagem no WhatsApp Desktop). Pra ativar, clica no sininho no topo da tela.

Aqui é onde você controla quem pode entrar no sistema e o que cada pessoa pode fazer. Pense como as chaves de um escritório: o dono tem a chave de tudo, o gerente tem de quase tudo, e o atendente só entra na sala dele.

Papéis (permissões)

Papel	O que pode fazer
ADMIN	O chefe. Pode tudo: criar gente, mexer nas configurações, ver dinheiro, apagar coisas. Seja cuidadoso com quem tem essa chave.
OPERATOR	O atendente. Pode conversar com clientes, usar respostas rápidas e ver relatórios. Mas não mexe em configurações nem em dinheiro.
READONLY	O observador. Só olha, não toca em nada. Útil pra quem quer acompanhar o atendimento sem participar, como um estagiário no primeiro dia.

Ações

• Novo usuário: preenche o nome, e-mail e uma senha, escolhe o papel e pronto. A pessoa já aparece como atendente automaticamente, sem precisar configurar mais nada.
• Alterar papel: precisa dar mais acesso pra alguém? Ou tirar? Só trocar o papel na tabela. É instantâneo.
• Suspender: a pessoa some do sistema, não consegue mais entrar, mas o histórico dela continua tudo guardado. Bom pra quando alguém tira férias ou sai de licença.
• Excluir: apaga pra sempre. Cuidado: não tem botão de desfazer. Só use se tiver certeza absoluta.

Filas são como "times" ou "departamentos" dentro da sua empresa. Quando um cliente manda mensagem, ela pode ser direcionada pro time certo, assim como quando você liga pro SAC e aperta "1 pra vendas, 2 pra suporte".

Exemplos de filas

• Vendas: pra clientes que querem comprar, tirar dúvidas sobre preço ou fazer pedido.
• Suporte técnico: pra clientes que estão com problema, algo quebrado ou precisando de ajuda.
• Cobrança: pra clientes com pagamento em atraso ou dúvidas sobre conta.
• Financeiro: pra pedir segunda via de boleto, confirmar pagamento, etc.

Ações

• Nova fila: escolha um nome que todo mundo entenda (nada de código interno), escreva uma descrição curta e, se quiser, ative a auto-atribuição. Com ela ligada, quando uma conversa chega na fila, o primeiro atendente disponível pega automaticamente.
• Gerenciar membros: coloque ou tire pessoas de cada fila. É como montar um grupo de WhatsApp do trabalho.

Aqui é onde você conecta os números de WhatsApp da sua empresa ao SIPZap. Cada conexão é um número diferente. Por exemplo: um número pra vendas, outro pra suporte.

Tipos de conexão

Existem dois jeitos de conectar, e cada um tem suas vantagens:

Tipo	Como funciona	Vantagem
API Oficial (Meta)	É o WhatsApp Business aprovado pelo próprio Meta (empresa dona do WhatsApp). Funciona direto com eles, como uma linha telefônica oficial.	Não corre risco de bloqueio, é mais estável e ainda permite fazer e receber ligações. É como ter uma linha fixa profissional.
WhatsApp Web	Funciona igual ao WhatsApp Web que você abre no navegador: você escaneia um QR Code com o celular e pronto.	Mais barato e rápido de configurar. Bom pra começar. Mas tem alguns limites de mensagens por dia, como uma conta pessoal.

Pensa assim: a API Oficial é como ter uma linha telefônica profissional registrada na operadora. O WhatsApp Web é como usar o WhatsApp pessoal do celular no computador — funciona, mas com algumas limitações.

Como conectar via QR Code

1. Clique no botão "Conectar via QR Code"
2. Dê um nome pra essa conexão (ex: "Vendas", "Suporte", "WhatsApp da Maria")
3. O sistema vai gerar um QR Code na tela
4. Pega seu celular, abre o WhatsApp, vai em Configurações → Dispositivos conectados → Conectar dispositivo
5. Aponte a câmera pro QR Code e pronto! Conectou.

Limites de envio (WhatsApp Web)

O WhatsApp coloca limites pra evitar spam. É como o carteiro que não entrega mais de X cartas por dia. O sistema respeita esses limites automaticamente:

Limite	Padrão
Mensagens por minuto	12
Mensagens seguidas	3 de uma vez, depois espera
Intervalo entre contatos novos	2 segundos
Limite por dia	500 mensagens
Limite por mês	10.000 mensagens

O Tronco SIP é pra quem quer usar ligações de telefone junto com o WhatsApp. Ele funciona como uma "ponte" entre o SIPZap e a central telefônica da sua empresa ou operadora de internet (VoIP). Se você não usa ligações, pode pular essa parte tranquilo.

Ações

• Criar tronco: dê um nome e escolha quais WhatsApps ficam vinculados a essa linha telefônica.
• Editar conexões: troque quais WhatsApps estão ligados a esse tronco.
• Gerar nova senha: de vez em quando, troque a senha por segurança, como você troca a senha do Wi-Fi.
• Excluir tronco: apaga pra sempre. Só faça se tiver certeza.

Sabe aquela mensagem que você digita todo dia, tipo "Bom dia! Em que posso ajudar?" ou "Obrigado pelo contato!"? Com as Respostas Rápidas, você cria um atalho e o sistema digita tudo sozinho. É como ter textos salvos no celular, só que mais rápido.

Como funciona

1. Crie uma resposta com um atalho curto (ex: /obrigado)
2. Escreva o texto completo que quer enviar (ex: "Muito obrigado pelo contato! Se precisar de algo mais, é só chamar. Tenha um ótimo dia!")
3. Na hora de responder um cliente, digite só o atalho e o sistema preenche o texto inteiro automaticamente. É como mágica, mas de verdade.

Quem pode fazer o quê

Ação	ADMIN	OPERATOR
Criar resposta	Sim	Sim
Excluir resposta	Sim	Não

Relatórios são como o boletim da sua empresa no atendimento. Mostram o que tá indo bem e o que precisa melhorar. Tem dois tipos: Conversas e Ligações.

Aba Conversas

• Conversas abertas: quantas conversas estão acontecendo agora mesmo, com gente esperando resposta.
• Sem atendente: conversas que chegaram mas ninguém pegou ainda. É como cliente parado na porta da loja sem ninguém pra atender.
• Série temporal: um gráfico mostrando como tá o atendimento ao longo do tempo. Dá pra ver se tá melhorando ou piorando.
• Filtros: filtre por atendente específico, conexão, fila ou etiqueta pra ver detalhes de cada área.

Aba Ligações

• Total: quantas ligações foram feitas e recebidas no período.
• Taxa de atendimento: de cada 10 ligações que entraram, quantas foram atendidas. Quanto mais alto, melhor.
• Duração média: quanto tempo cada ligação dura em média. Se tá muito longo, pode sinalizar problema.
• Exportação CSV: baixa tudo numa planilha do Excel pra analisar com calma ou apresentar pro chefe.

SLA é uma sigla em inglês que significa "Acordo de Nível de Serviço". Mas pensa de um jeito simples: é o prazo que sua equipe tem pra responder cada cliente. Igualzinho num restaurante: se o garçom demora 40 minutos pra tirar seu pedido, você reclama, né? O SLA é isso — um prazo máximo pra não deixar o cliente esperando.

Como funciona

Você define prazos diferentes conforme a urgência. Cliente com problema grave merece resposta mais rápida que alguém com dúvida simples:

Prioridade	Exemplo de prazo
URGENTE	15 minutos — cliente com sistema fora do ar, pagamento recusado, emergência.
ALTA	30 minutos — cliente com problema sério mas que pode aguentar um pouquinho.
MÉDIA	1 hora — dúvida normal, pedido de informação.
BAIXA	4 horas — elogio, sugestão, assunto que não é urgente.

Status do SLA

O sistema mostra com cores se tá tudo bem ou se precisa correr:

• No prazo — relaxa, tá tudo certo. O relógio tá andando mas ainda tem tempo.
• Próximo do limite — acendeu o amarelo! Corre pra responder antes que estoure.
• Quebrado — passou do prazo. O cliente tá esperando demais. Isso aparece nos relatórios e afeta sua nota de atendimento.

Robôs são assistentes virtuais que trabalham pra você 24 horas por dia, 7 dias por semana, sem cansar, sem reclamar, sem tirar férias. Existem três tipos, cada um com uma função diferente:

1. Chatbot — O menu de telefone inteligente

Sabe quando você liga pro banco e ouve "Pressione 1 pra conta corrente, 2 pra cartão de crédito"? O chatbot é exatamente isso, só que no WhatsApp. O cliente manda uma mensagem e o robô responde com opções numeradas. O cliente escolhe e segue o fluxo que você montou.

• Mensagem: o texto que o robô manda pro cliente. Pode ser "Olá! Bem-vindo. O que você precisa?"
• Menu: as opções numeradas. Exemplo: "1 - Ver meu pedido | 2 - Falar com atendente | 3 - Horário de funcionamento"
• Aguardar: o robô espera o cliente digitar a opção antes de prosseguir.
• Transferir: quando o cliente precisa de um humano, o robô passa a conversa pra um atendente real.

Perfeito pra: tirar dúvidas frequentes (FAQ), fazer triagem antes do atendimento, agendar horários, coletar informações básicas.

2. IA (Inteligência Artificial) — O atendente que nunca dorme

Esse é o robô mais esperto. Ele usa inteligência artificial pra entender o que o cliente tá perguntando e responder de forma natural, como se fosse gente. Não precisa montar um menu — ele entende texto livre. Se o cliente digitar "quanto tá o produto?", ele responde direitinho.

Funciona com diferentes "cérebros" (provedores de IA):

Provedor	Exemplo de modelo
OpenAI	GPT-4o mini
Anthropic	Claude Haiku 4.5
DeepSeek	DeepSeek Chat
Google Gemini	Gemini 2.0 Flash
Groq	Llama 3.3 70B

Pra usar, você precisa ter sua própria chave de API (tipo uma senha de acesso) do provedor que escolher. É como ter uma assinatura do Netflix — você paga o serviço de IA separado e o SIPZap conecta nele.

3. Cobrança — O cobrador automático

Esse robô é especialista em mandar lembretes de pagamento pelo WhatsApp. Você configura quantas vezes ele tenta, com que frequência e ele cuida de tudo. Mais detalhes na seção de Cobrança lá na frente.

Limites

Item	Limite
Robôs ligados ao mesmo tempo	3 (pode ter mais criados, mas só 3 ativos por vez)
Custo por robô ativo	R$ 10,00 por mês (tipo uma mensalidinha de cada robô)

Versionamento

Toda vez que você mexe num robô que tá ativo, o sistema salva uma versão nova. É como o histórico de edições do Google Docs: você pode voltar pra uma versão anterior se algo der errado. Então pode mexer sem medo — nada se perde.

• Histórico completo: cada alteração fica guardada com data e hora.
• Rollback seguro: se a versão nova tá com problema, é só voltar pra anterior com um clique.

Esse módulo serve pra quem tem clientes que devem dinheiro. Em vez de ficar mandando mensagem manualmente um por um ou contratando um escritório de cobrança, o sistema faz tudo automaticamente pelo WhatsApp. Você importa uma planilha, configura o robô e o sistema cuida do resto.

Passo a passo: como funciona na prática

1. Prepare uma planilha (CSV) com os dados dos clientes que devem: nome, telefone, o que devem, quanto e quando vence. É tipo uma listinha de devedores no Excel.
2. Importe a planilha no sistema. Ele lê tudo e cadastra automaticamente. Sem digitar um por um. O sistema cria o cliente (se não existir) e o título de cobrança.
3. Configure o robô de cobrança no menu Robôs. Define quantas vezes mandar lembrete, em que horário e qual texto usar.
4. O sistema começa a enviar lembretes pelo WhatsApp sozinho. "Oi João, tudo bem? Lembrando que seu boleto de R$ 150,00 venceu. Pode verificar?"
5. Quando o cliente paga, você marca como pago no sistema e o robô para de mandar mensagem. Simples assim.

Formato da planilha (CSV)

Seu arquivo precisa ter essas colunas. Não precisa decorar — o sistema tem um modelo pra baixar:

Coluna	O que é	Exemplo
externalId	Um código seu pra identificar o cliente	CLIENTE001
name	Nome do cliente	João Silva
phoneNumber	Telefone com código do país	+5511999999999
description	O que é a dívida	Mensalidade agosto
amountCents	Valor em centavos (R$ 150,00 = 15000)	15000
dueDate	Data de vencimento	2026-08-20

Como o robô decide quando enviar

O sistema tem um "relógio interno" que roda a cada 30 segundos e verifica quais cobranças precisam de atenção. Ele segue essas regras:

• Horário comercial: mensagens só são enviadas entre 8h e 20h (horário de Brasília). Se o cliente mora em outro fuso, o sistema respeita o horário daqui mesmo. Ninguém recebe cobrança às 22h.
• Limite de tentativas: você configura quantas vezes o robô tenta (padrão: 5 tentativas). Depois disso, ele para sozinho.
• Intervalo entre tentativas: você configura quantos dias entre cada tentativa (padrão: 3 dias). Não é todo dia, pra não incomodar.
• Opt-out: se o cliente pedir pra parar de receber mensagens, o sistema registra e o robô para imediatamente. Isso é obrigatório por lei.

Tipos de mensagem

O robô pode enviar de dois jeitos, dependendo do tipo de conexão WhatsApp:

Tipo de conexão	Como envia	Custo por mensagem
API Oficial (Meta)	Usa templates aprovados pelo WhatsApp. Se o cliente respondeu nas últimas 24h, pode usar texto livre. Se não, usa template.	2 centavos
WhatsApp Web	Envia texto livre direto. Mais barato por conexão, mas mais caro por mensagem.	6 centavos

Status dos títulos

Status	O que significa	O que o robô faz
ABERTO	O cliente ainda não pagou.	Continua mandando lembretes conforme o intervalo configurado.
PAGO	Cliente quitou a dívida.	Para imediatamente. Não manda mais nada.
CANCELADO	Você desistiu de cobrar (cliente negociou, errou cadastro, etc).	Para imediatamente.

Configurando o robô de cobrança

No menu Robôs, ao criar um robô do tipo "Cobrança", você configura:

• Template da mensagem (API Oficial): se usa a API oficial da Meta, precisa escolher um template aprovado. O template é o modelo da mensagem que o WhatsApp permite enviar. Você cria no painel do Facebook Business e seleciona aqui.
• Texto alternativo: se não usar template (WhatsApp Web) ou se o template não estiver disponível, o sistema usa esse texto. Pode incluir a descrição da dívida automaticamente.
• Máximo de tentativas: quantas vezes o robô tenta cobrar (padrão: 5). Pode ir de 1 a 20.
• Dias entre tentativas: quantos dias de espera entre cada tentativa (padrão: 3). Pode ir de 1 a 90.

O que acontece por baixo dos panos

Quando você importa a planilha, o sistema:

1. Cria (ou atualiza) o cliente na tabela de clientes. Se o cliente já existe (mesmo externalId), atualiza os dados.
2. Cria o título de cobrança vinculado ao cliente. Cada título tem um identificador único baseado no código do cliente + data de vencimento.
3. Registra a importação no log de auditoria (quem importou, quando, quantas linhas).

Quando o robô roda (a cada 30 segundos), ele:

1. Verifica quais títulos estão abertos e precisam de cobrança.
2. Verifica se o horário é comercial (8h-20h).
3. Verifica se o cliente não pediu pra parar (opt-out).
4. Verifica se não excedeu o limite de tentativas.
5. Verifica se já passou o intervalo desde a última tentativa.
6. Se tudo ok, envia a mensagem e registra a tentativa.
7. Debita o custo da mensagem da carteira (2ct ou 6ct dependendo da conexão).

Exemplo completo

Imagine que você tem 50 clientes em atraso. Veja como usar o módulo:

1. Dia 1: Você prepara uma planilha no Excel com os 50 clientes (nome, telefone, valor, vencimento). Salva como CSV.
2. Dia 1: No SIPZap, vai em Cobrança → Importar CSV → seleciona o arquivo. O sistema importa tudo e mostra "50 títulos importados".
3. Dia 1: Vai em Robôs → Novo Robô → tipo Cobrança. Configura: máximo 5 tentativas, 3 dias entre cada, template "Lembrete de pagamento".
4. Dia 1, às 10h: O sistema começa a enviar. Dos 50 clientes, 15 pagam no mesmo dia. Você marca como pago.
5. Dia 4: O robô envia a 2ª tentativa pros 35 que não pagaram. Mais 10 pagam.
6. Dia 7: 3ª tentativa pros 25 restantes. Mais 5 pagam.
7. Dia 10: 4ª tentativa pros 20 restantes. Mais 3 pagam.
8. Dia 13: 5ª e última tentativa pros 17 restantes. O robô para sozinho.

Resultado: 33 dos 50 clientes pagaram sem você precisar ligar pra ninguém. Os 17 que não pagaram você pode tentar por outro canal (ligação, visita, etc).

Aqui você acompanha quanto tá gastando com o SIPZap. É como o extrato bancário da sua conta no sistema.

Os três cards principais

• Total estimado do mês: a previsão de quanto vai pagar. Soma a mensalidade, as conexões extras e os robôs ativos. Nada de surpresa no final do mês.
• Assinatura SIPZap: suas faturas. Mostra quais estão pendentes (ainda não venceu), atrasadas (passou do prazo) e pagas (tudo certo).
• Carteira de mensagens: seu saldo pra enviar mensagens. É o assunto do próximo tópico.

Carteira de mensagens — O celular pré-pago

Pensa na carteira como um celular pré-pago. Você coloca créditos e vai usando. Cada mensagem que sai debita um pouquinho do saldo. Quando acaba, as mensagens param até você recarregar de novo.

• Recarrega com o valor que quiser (mínimo de R$ 20,00). Quanto mais coloca, mais tempo usa sem se preocupar.
• Cada mensagem tem um custo que é descontado automaticamente do saldo. Mensagem de texto é mais barata, imagem e áudio custam um pouco mais.
• Se o saldo acabar, o sistema para de mandar mensagens. Não apaga nada, não perde conversa. Só recarregar e volta tudo ao normal.

O que acontece se não pagar a assinatura

Ninguém gosta de falar disso, mas é importante saber:

1. 5 dias de carência: o sistema espera pacientemente. Uma fatura atrasada acontece com todo mundo.
2. Suspensão automática: depois dos 5 dias, sua conta é suspensa. Ninguém consegue entrar nem atender clientes. É como cortar a luz por falta de pagamento.
3. Reativação: entre em contato com o suporte, quite a pendência e tudo volta ao normal.

A auditoria é como uma câmera de segurança do sistema. Ela registra tudo o que acontece: quem entrou, o que mexeu, quando fez. Se algo estranho acontecer, é aqui que você descobre o que rolou.

O que aparece

• Data e hora: exatamente quando a ação aconteceu.
• Ação: o que foi feito — login, criação de usuário, exclusão de conversa, ativação de robô, etc.
• Usuário: quem fez. Se o João excluiu uma conversa às 15h, fica registrado.
• IP: de onde a pessoa acessou (endereço de internet). Ajuda a identificar acessos suspeitos.
• Detalhes: informações extras sobre o que aconteceu.

Filtros

• Usuário: filtre por pessoa pra ver só o que ela fez.
• Ação: busque por tipo de evento, só login, só exclusões, etc.
• Período: escolha data de início e fim pra ver só aquele intervalo.

Você pode exportar tudo pra uma planilha CSV se precisar guardar ou analisar fora do sistema.

Essa função deixa você baixar tudo da sua conta num arquivo. Todas as conversas, contatos, configurações, tudo. É como fazer um backup completo do celular — você espera nunca precisar, mas se precisar, agradece por ter.

Como funciona

1. Clique em "Nova exportação"
2. O sistema junta tudo e empacota (pode levar alguns minutos dependendo do tamanho)
3. Quando ficar pronto, você baixa o arquivo

Detalhes

Item	Detalhe
Formato	Arquivo JSON compactado (.json.gz) — leve e fácil de guardar
Retenção	O arquivo fica disponível por 7 dias. Depois disso, some. Baixe antes!
Limite	Só 1 exportação por vez. Espere terminar a anterior antes de pedir outra.
Permissão	Só quem é ADMIN pode exportar. É uma ação sensível.